Belegungsplan für Kommunen - Räume verwalten, die Verwaltung entlasten
So funktioniert der Belegungsplan
Stellen Sie sich vor, Ihre Räume sind rund um die Uhr buchbar, ohne dass Sie sich täglich darum kümmern müssen. Bürgerinnen und Bürger sehen freie Zeiten, stellen eine Anfrage und warten auf Ihre Freigabe.
Das System läuft in drei Schritten:
- Räume einrichten: einmalige Konfiguration von Räumen, Zeiten und Regeln
- Online buchen: Bürger wählen Raum, Datum und Uhrzeit im Kalender
- Freigeben und bestätigen: Sie prüfen und bestätigen, die Person erhält automatisch eine E-Mail
Die Funktionen im Überblick
Übersichtlicher Kalender
Alle Räume und Zeiten auf einen Blick, für die Verwaltung und für Ihre Bürger. Freie und belegte Slots sind sofort erkennbar.
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Mehrere Räume gleichzeitig verwaltbar
- Öffentliche Ansicht ohne Personendaten
Serientermine & Ganztagesbuchungen
Vereinstraining, regelmäßige Sitzungen, Ganztagesveranstaltungen. Alle Buchungstypen sind abgedeckt.
- Einzel-, Ganztages- und Serienbuchungen
- Flexible Wiederholungsintervalle
- Überschneidungsschutz automatisch aktiv
Buchungsanfrage mit E‑Mail-Verifizierung
Jede Anfrage wird automatisch per E-Mail verifiziert. Spam-Schutz inklusive, ganz ohne manuelle Prüfung.
- Automatische Bestätigungs-E-Mail an Buchende
- E-Mail-Verifizierung vor Abschluss
- Benachrichtigung der Verwaltung bei neuen Anfragen
Händische Freigabe
Keine Buchung wird ohne Ihre Prüfung bestätigt. Sie behalten die volle Kontrolle, mit optionaler Ablehnungsnachricht.
- Freigabe oder Ablehnung per Klick
- Optionale Begründung bei Ablehnung
- Kompletter Überblick aller offenen Anfragen
Mehr als nur Raumverwaltung
Neben der täglichen Raumverwaltung eignet sich der Belegungsplan auch für besondere Anlässe.
Veranstaltungen und Feste: Öffentliche Plätze und Hallen gezielt für Events freigeben und Buchungen koordinieren.
Saisonale Nutzung: Räume zu bestimmten Jahreszeiten aktivieren oder sperren, etwa für Sommerfeste oder Winterveranstaltungen.
Gruppennutzung: Vereine, Initiativen und Verbände erhalten einen strukturierten Buchungsweg ohne langwierige E-Mail-Kommunikation.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Buchungsanfragen laufen automatisch ein, keine Telefonate, keine Listen
Echtzeit-Verfügbarkeit verhindert Überschneidungen automatisch
Bürger können auch außerhalb der Öffnungszeiten anfragen
Jede Buchung durchläuft Ihre Freigabe
DSGVO-konform, Hosting in Deutschland
Häufige Fragen zum Belegungsplan
Lassen Sie uns den Belegungsplan gemeinsam einrichten.
Wir beraten Sie unverbindlich und zeigen, wie das Modul in Ihre Website passt. Buchen Sie ein Beratungsgespräch oder schreiben Sie uns eine E-Mail.